اکسل چیست؟ معرفی نرم افزار Excel به زبان ساده

احتمالا بارها در صحبت ها و مطالعات خود با نام اکسل یا برنامه اکسل برخورده اید و حالا به دنبال این هستید که بدانید که اکسل چیست؟ به چه درد می خورد؟ دیگران از اکسل چه استفاده ای می کنند؟ بسیار عالی، ما این مقاله را دقیقا برای پاسخ به سوالات افرادی مثل شما نگارش کرده ایم، پس با دقت به مطالعه ادامه دهید.

اکسل چیست؟

خب اجازه دهید که ابتدا یک تعریف صحیح و البته کتابی را در خصوص این سوال ارایه دهیم. Microsoft Excel یا همان اکسل یک برنامه صفحه گسترده است که در بسته Microsoft Office موجود است. اکسل برای ایجاد کاربرگ (صفحه گسترده) برای ذخیره و سازماندهی داده ها در قالب جدول استفاده می شود.

شاید این تعریف کمی گنگ باشد اما لازم بود که ارایه شود. حالا بیایید پاسخ سوال اکسل چیست را کمی ساده تر به شما ارایه دهیم. اما پیش از آن باید مجموعه آفیس را بشناسیم.

مایکروسافت آفیس چیست؟

اکسل یک نرم افزار است که توسط مایکروسافت ارایه شده است و یکی از برنامه های مجموعه آفیس محسوب می شود. در واقع مایکروسافت مجموعه برنامه های کاربردی خود از جمله ورد، پاورپوینت، اکسل و چند برنامه دیگر را در قالب مجموعه آفیس ارایه کرد است و وقتی کسی می گوید که آفیس روی این کامپیوتر نصب است یا خیر منظورش تمام برنامه های مجموعه مایکروسافت آفیس است.

تا اینجا متوجه شدیم که مجموعه نرم افزارهای آفیس چیست اما حالا نوبت به این است که در مورد نرم افزار اکسل که یکی از نرم افزارهای مجموعه آفیس است کمی بیشتر توضیح دهیم.

نرم افزار Excel چیست؟

وقتی نرم افزار ورد را باز می کنید با یک صفحه سفید برای تایپ کردن روبرو می شوید چرا که این نرم افزار برای همین کار درست شده است. اما وقتی نرم افزار اکسل را باز می کنید با یک صفحه با سلول های مختلف روبرو می شوید، دقیقا همین چیزی که در تصویر زیر مشاهده می کنید.

نرم افزار اکسل برای ذخیره سازی دیتا کاربرد دارد. در واقع دیتاها که می توانند شامل حرف و عدد باشند و در این جداول ذخیره می شوند و کارهای محاسباتی مختلف روی آنها انجام می شود. معمولا از این نرم افزارهای در کارهای مختلفی مانند امور مالی، محاسباتی، ذخیره سازی لیست ها و… استفاده می شود. کاربران می توانند با استفاده از ابزارهای نموداری، جداول محوری و فرمول ها، داده ها را در صفحه گسترده ( همان جداول اکسل ) مرتب کنند.

از اکسل چه استفاده ای می شود؟

خب در مورد اکسل توضیحاتی ارایه کردیم و تا حدی متوجه شدید که این نرم افزار چیست. اما دقیقا از اکسل چه استفاده ای می شود؟ با اکسل چه کارهایی می توان کرد؟ تقریبا همه کار

به طور کلی از اکسل برای ثبت داده ها، کار با آنها و تهیه گزارش استفاده می شود. در واقع فرمت جدولی شکل بودن اکسل موجب می شود که ثبت داده ها، کار با آنها و تحلیل آنها کار راحت تری شود در حالی که انجام این کارها در نرم افزاری مانند ورد که برای تایپ کردن نامه کاربرد دارد ممکن نیست.

در اینجا چند راه استفاده از اکسل در کسب و کار رو با هم مرور میکنیم. دقت کنید که اینها فقط چند مثال هستن پس خودتون رو محدود به این موارد نکنید. اکسل خیلی خیلی انعطاف پذیره. چند مورد از امکانات اکسل:

• انجام محاسبات شخصی، هزینه های زندگی، هزینه های کاری، شارژ ساختمان و…
• ایجاد نرم افزار گزارش گیری برای ایجاد گزارش روی داده های مختلف برای خودتان یا دیگران
• ایجاد داشبوردهای مدیریتی و گزارش های بسیار جذاب، متنوع، تحلیلی و مقایسه ای
• وارد کردن دیتاهایی مانند حضور و غیاب کارکنان
• و ثبت هر نوع داده ای برای کار با آنها و گزارش گیری

در سازمان ها از اکسل چطور استفاده می شود؟

همانطور که گفته شد از اکسل در بخش های مختلفی می توان استفاده کرد اما سازمان ها از Microsoft Excel معمولا برای موارد زیر استفاده می کنند:

• جمع آوری و تأیید داده های تجاری؛
• تحلیل کسب و کار؛
• ورود و ذخیره داده ها؛
• تحلیل داده ها؛
• گزارش عملکرد؛
• تحلیل استراتژیک؛
• حسابداری و بودجه؛
• مدیریت اداری و مدیریتی؛
• مدیریت حساب؛
• مدیریت پروژه؛ و
• اداره اداری

چه افرادی می توانند از اکسل استفاده کنند؟

از ویژگی های جالب اکسل این است که در عین اینکه یک نرم افزار بسیار تخصصی است، یک نرم افزار عمومی هم می باشد و با تمام پیچیدگی هایی که دارد برای آنهایی که به دنبال کارهای ساده تری هستند هم کاربرد دارد. در واقع شما برای کارهای ساده ای مانند ثبت داده های روزانه یا هزینه های روزانه و شخصی تا انجام کارهای پیچیده تر روی دیتاها، می توانید از نرم افزار اکسل استفاده کنید.

دقیقا به همین دلیل همه افراد در همه گروه های سنی از جمله دانش آموزان، دانشجویان، خانوم های خانه دار، مدیران مالی، آنالیزورهای دیتا، حسابدارها و… همگی می توانند از اکسل استفاده کنند. واقعا بسیار جالب است که اکسل هم به عنوان یک نرم افزارهای تخصصی روی سیستم یک مدیر مالی نصب است و هم به عنوان یک نرم افزار عمومی روی سیستم یک دانش آموز یا دانشجو. برگ برنده اکسل دقیقا همین موضوع است.

تنها محدودیتی که در اکسل وجود دارد، محدودیت در خلاقیت ماست. اکسل پایان ندارد.

استفاده از اکسل چه مزیت هایی دارد؟

نرم افزار Excel به طور گسترده برای اهداف مختلف استفاده می شود زیرا داده ها به راحتی ذخیره می شوند و می توان اطلاعات را بدون هیچ گونه ناراحتی و کار سخت کمتر اضافه و حذف کرد.

در زیر چند مزیت مهم استفاده از MS Excel آورده شده است:

ذخیره آسان داده ها: از آنجایی که هیچ محدودیتی برای مقدار اطلاعاتی که می توان در یک صفحه گسترده ذخیره کرد وجود ندارد، MS Excel به طور گسترده برای ذخیره داده ها یا تجزیه و تحلیل داده ها استفاده می شود. فیلتر کردن اطلاعات در اکسل آسان و راحت است.

بازیابی آسان داده ها: اگر اطلاعات روی یک تکه کاغذ نوشته شده باشد، یافتن آن ممکن است بیشتر طول بکشد، اما در مورد صفحات گسترده اکسل اینطور نیست. یافتن و بازیابی اطلاعات آسان است.

کاربرد فرمول‌های ریاضی: انجام محاسبات با گزینه فرمول‌ها در MS Excel آسان‌تر و زمان‌برتر شده است.

ایمن تر: این صفحات گسترده را می توان با رمز عبور در لپ تاپ یا رایانه شخصی ایمن کرد و احتمال گم شدن آنها در مقایسه با داده های نوشته شده در رجیسترها یا تکه کاغذ بسیار کمتر است.

داده‌ها در یک مکان: پیش از این، قرار بود داده‌ها در پرونده‌ها و رجیسترهای مختلف هنگام انجام کارهای اداری نگهداری شوند. اکنون، این کار راحت شده است زیرا می توان بیش از یک کاربرگ را در یک فایل MS Excel اضافه کرد.

مشاهده دقیق تر و واضح تر اطلاعات: زمانی که داده ها در قالب یک جدول ذخیره می شوند، تجزیه و تحلیل آن آسان تر می شود. بنابراین، اطلاعات یک صفحه گسترده است که قابل خواندن و درک تر است.

آیا یادگرفتن اکسل ضروری است؟

اگر در مورد دوره ICDL چیزی نشنیده اید، بهتر است بدانید که دوره ICDL شامل هفت مهارت اساسی کامپیوتر است که به آنها مهارت های هفتگانه هم گفته می شود و هر شخصی که به هر شکلی با کامپیوتر سر و کار دارد نیاز به طی کردن این دوره و یاد گرفتن مهارت های آن دارد و آموزش اکسل هم یکی از مهارت های دوره ICDL است.

پی می توان گفت که اگر شما کارمند اداری هستید، منشی هستید، حسابدار هستید، کارمند منابع انسانی هستید و به هر شکل با کامپیوتر و نرم افزارهای آفیس کار می کنید، قطعا نیاز به اکسل خواهید داشت. برای یادگیری اکسل می توانید در یک دوره اکسل مجزا شرکت کنید و یا اگر دوره ICDL را سپری نکرده اید بهتر است که در یک دوره ICDL شرکت کنید.

اکسل را در چه سطحی باید یاد بگیریم؟

اکسل یک نرم افزار بسیار بسیار پیشرفته است و نباید آن را سایر نرم افزارهای مجموعه آفیس مقایسه کرد. اکسل تا سطوح بسیار بالایی قابل یادگیری است و حتی یک زبان برنامه نویسی با نام VBA برای اکسل وجود دارد و شما می توانید با استفاده از توابع مختلف و همچنین برنامه نویسی، کارهای مختلفی را روی دیتاهای موجود در اکسل انجام دهید و عملا یک برنامه در اکسل بسازید که ورودی گرفته و خروجی به شما تحویل دهد.

اما آیا ضروری است که اکسل را در بالاترین سطوح یاد بگیریم؟

پاسخ به این سوال کاملا به موقعیت شغلی شما وابسته است. اگر صرفا کار اداری انجام می دهید، یادگیری اکسل در سطحی که در دوره ICDL آموزش داده می شود برای شما کافی است یعنی یک دوره اکسل مقدماتی هم کار شما را راه می اندازد اما اگر یک حسابدار هستید یا در زمینه آنالیز دیتا فعالیت دارید، لازم است که اکسل را در سطوح بالاتری آموزش ببینید.

VBA در اکسل چیست؟

VBA مخفف Visual Basic for Applications یک زبان برنامه نویسی است که برنامه های مجموعه آفیس از جمله اکسل استفاده می شود که البته از این زبان در نرم افزارهای تخصصی دیگر از جمله AutoCad، ARCGIS و غیره نیز استفاده می شود اما مرسوم ترین استفاده از زبان برنامه نویسی VBA در اکسل است.

خیلی وقت ها برای انجام کارهای مختلف روی دیتاهایی که در اکسل وارد کرده ایم می توانیم از امکانات و توابع موجود در اکسل که به صورت پیشفرض وجود دارند استفاده کنیم. اما در خیلی از مواقع هم برای انجام کارهای پیشرفته تر روی دیتاهایی که وارد کرده ایم نیاز است که خودمان دست به کار شویم و قابلیت مورد نیازمان را با برنامه نویسی در اکسل ایجاد کنیم که در این شرایط زبان VBA به کمک ما می آید.

با استفاده از VBA در مجموعه‌ی آفیس بخصوص نرم افزار اکسل، دنیای جدیدی به روی شما باز خواهد شد و انجام فعالیت‌های پیشرفته‌ای که قبلا برای شما امکان‌پذیر نبود، به آسانی عملی خواهند شد. اما لازم است که دانش برنامه نویسی داشته باشید و زبان VBA را یاد بگیرید.

اصلی ترین رقیب اکسل کدام است؟

اگرچه عقیده ما اکسل واقعا رقیبی به معنای واقعی ندارد، رقیبی که بتواند همه امکانات آن را ارایه دهد و کاملا جایگزین آن باشد. اما نرم افزار آنلاین گوگل شیت یا همان Google Sheets یک جور اکسل آنلاین است که خیلی از امکانات اکسل را در اختیار دارد.

این نرم افزار از نظر محیط کاملا مشابه اکسل است با این تفاوت که آنلاین است و اطلاعات آن در گوگل درایو ذخیره می شود چرا که یکی از سرویس های گوگل است. البته اگر بخواهید می توانید فایل ذخیره شده در گوگل درایو را دانلود هم بکنید.

به غیر از گوگل شیت یک نرم افزار مشابه هم در سیستم عامل مک اپل وجود دارد که تا حدی شبیه به گوگل شیت است و قالب ها و نمودارهای از پیش ساخته شده را ارائه می دهد. اما همچنان اکسل در سطح بالاتری قرار دارد و برای برخی کارهای پیشرفته تر سایر نرم افزارها به خوبی پاسخگو نیستند. اما برای کارهای ساده و مقدماتی می توانند از گوگل شیت و سایر رقبای اکسل هم استفاده کنید.

برای یادگیری اکسل چقدر زمان لازم است؟

مسلما نمی توان به طور دقیق گفت که یادگرفتن اکسل چقدر زمان نیاز دارد چرا که کاملا به استعداد، تمرین، زمان و سطحی که قرار است آموزش ببینید بستگی دارد. اگر شما می خواهید کارهای مقدماتی را در اکسل انجام دهید مسلما زمان کمتری نیاز دارید تا وقتی که می خواهید آنالیزهای پیشرفته را در اکسل انجام دهید.

اما به طور کلی اگر هیچ آشنایی با اکسل ندارید، با طی کردن یک دوره ICDL و انجام تمرین های لازم، می توانید اکسل و سایر نرم افزارهای مجموعه آفیس را در حد مقدماتی و متوسط یاد بگیرید. همچنین می توانید به صورت جداگانه در یک دوره مقدماتی اکسل که حدود 20 ساعت است شرکت کنید.

خیلی خوشحالم که تا اینجا همراه ما بودید، این نشان دهنده تصمیم جدی شما برای یادگیری اکسل است. اگر تا به حال در هیچ دوره ای شرکت نکرده اید، توصیه ما به شما شرکت در دوره جامع icdl است. طی کردن این دوره برای هر فردی یک ضروری است.